工会采购：工会采购职工福利需要注意哪些事项？

一、工会采购的背景和重要性

1.1 工会采购 职工福利的目的和意义

工会采购职工福利有着多重深远的目的与意义。

从最直接的层面来看，工会采购职工福利旨在为职工提供实实在在的福利。职工在辛勤工作之余，理应享受到来自工会组织的关怀与回馈。通过采购生活用品、文化活动用品、健康服务等物资和服务，工会能够让职工的生活更加便捷丰富，身体更加健康，精神更加充实。

工会采购职工福利是维护职工权益的重要体现。在劳动关系中，职工往往处于相对弱势的地位，工会作为职工的代表，有责任通过各种方式保障职工的合法权益。采购职工福利正是工会履行这一职责的途径之一，它确保职工能够享受到应有的福利待遇，提升职工在企业中的地位和话语权。

工会采购职工福利还能有效增强工会的凝聚力。当职工感受到工会给予的关心和照顾时，会对工会产生更强的归属感和认同感。职工会更加积极地参与工会的各项活动，支持工会的工作，与工会携手共同为维护自身权益、促进企业发展而努力。这种凝聚力的提升，不仅有助于工会更好地发挥其职能，还能增强整个企业的向心力，为企业的稳定发展奠定坚实基础。

二、工会采购职工福利需注意的事项

2.1 遵守法律法规和制度规范

工会采购职工福利必须严格遵守法律法规和制度规范，这是保障采购活动合法合规、有序进行的基础。

在法律法规方面，工会采购要遵循《工会法》和《政府采购法》。《工会法》明确了工会维护职工合法权益的职责，其中规定工会协助用人单位办好职工集体福利事业，做好相关工作，为工会采购职工福利提供了法律依据。《政府采购法》则对采购的主体、采购方式、采购程序等有详细规定，工会采购涉及财政性资金且符合一定条件时，需严格按照此法执行，确保采购的合法性和规范性。

财务审计制度也是工会采购必须遵循的重要规范。工会需建立严格的财务管理制度，对采购资金的使用进行全程监督，确保资金的专款专用，避免挪用、滥用等情况发生。采购过程中要严格按照预算执行，做到账目清晰、票据齐全，定期进行财务审计，及时发现和纠正问题，保证采购活动的透明和廉洁。

2.2 制定规范的采购流程和制度

制定规范的采购流程和制度，能有效提高工会采购职工福利的工作效率和质量，确保采购活动的公平公正。

工会采购的关键环节包括需求确定、供应商选择、合同签订、验收付款等。在需求确定环节，要充分调查职工需求，确保采购的物品和服务符合职工的实际需要。供应商选择需通过公开招标、竞争性谈判等方式，择优选择信誉良好、质量可靠的供应商。合同签订要明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。验收付款环节则要严格把关，确保采购物品的质量和数量符合要求后再支付款项。

建立完善的审批监督机制是保障采购流程规范执行的关键。工会应设立专门的采购审批小组，对采购项目进行严格审核，确保采购活动的合规性。同时，要加强对采购过程的监督，建立内部审计制度，对采购活动进行全程跟踪，及时发现和纠正问题。

公开公平公正是采购流程和制度的核心原则。工会应公开采购信息，让广大职工了解采购项目的进展和结果；公平对待所有供应商，确保他们有平等的竞争机会；公正地进行采购决策，杜绝任何不正当行为的发生。

2.3 选择合适的供应商

选择合适的供应商对于工会采购职工福利至关重要，直接关系到采购物品和服务的质量和成本。

评估供应商资质信誉是首要任务。工会要考察供应商的营业执照、税务登记证等相关证件的合法性，了解其生产经营状况、市场口碑和客户评价。可以通过查询企业信用信息公示系统、行业协会推荐等方式，获取供应商的信用信息，确保其信誉良好。

比价谈判也是选择供应商的重要环节。工会要对不同供应商的报价进行详细比较，同时考虑产品质量、交货时间、售后服务等因素，与供应商进行充分谈判，争取获得最优惠的价格和最好的服务。在谈判过程中，要坚持公平公正的原则，确保双方的利益得到合理保障。

与供应商建立长期合作关系具有重要意义。长期合作可以使供应商更加了解工会和职工的需求，提供更稳定、更优质的产品和服务；可以减少采购过程中的不确定性和风险，提高采购效率；还可以通过长期合作争取更优惠的价格和条件，降低采购成本。工会应与信誉良好、实力雄厚的供应商建立战略合作关系，实现互利共赢。

2.4 进行职工需求的调查和分析

进行职工需求的调查和分析是工会采购职工福利的重要前提，只有准确了解职工的需求，才能采购到真正符合职工心意的福利。

有效的调查方式多种多样。工会可以采用问卷调查的方式，设计详细的问卷，内容涵盖职工对各类福利的需求程度、偏好等，广泛发放给职工并及时回收整理。还可以组织座谈会，邀请不同部门、不同岗位的职工代表参加，面对面地听取他们的意见和建议。通过实地走访、个别访谈等方式，也能深入了解部分职工的个性化需求。

对收集到的数据进行深入分析，制定合理的采购方案。要对问卷调查的数据进行统计整理，分析出职工需求的热点、重点和趋势；从座谈会和访谈中提炼出职工的共同需求和特殊需求。在此基础上，结合工会的预算和实际情况，制定出科学合理的采购方案，确保采购的福利能够满足大多数职工的需求，同时兼顾部分职工的个性化需求。

在制定采购方案时，还要平衡职工需求与预算的关系。要在有限的预算内，优先满足职工最迫切、最普遍的需求，同时尽量控制采购成本，避免超出预算。可以通过优化采购方案、选择性价比高的供应商等方式，实现职工需求与预算的平衡。

2.5 合理制定和管理预算

合理制定和管理预算是工会采购职工福利的关键环节，直接关系到采购活动的成功与否。

根据财务和需求制定预算是第一步。工会要根据上年度的财务收支情况、工会经费的预算安排以及职工的需求调查结果，科学预测本年度采购职工福利的资金需求。既要确保预算能够满足职工的基本福利需求，又要避免预算过高造成浪费。

控制预算执行是预算管理的重要环节。在采购过程中，要严格按照预算执行，对每一笔采购支出进行严格审核，确保支出在预算范围内。要建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正预算执行中的偏差。

评估反馈预算执行情况是预算管理的最后环节。采购活动结束后，要对预算执行情况进行全面评估，分析预算执行的效果和存在的问题，总结经验教训，为下一年度预算的制定提供参考。同时，要将预算执行情况向工会会员公开，接受会员的监督和质询，增强预算管理的透明度和公信力。

2.6 确保采购活动的透明度和公开性

确保采购活动的透明度和公开性是工会采购职工福利的基本要求，有助于增强职工的信任度和满意度。

公开采购信息是提高透明度的重要举措。工会应通过工会网站、宣传栏、微信群等多种渠道，及时公开采购项目的相关信息，包括采购计划、采购方式、供应商名单、采购结果等，让广大职工能够及时了解采购活动的进展和结果。

透明决策过程也至关重要。在采购决策过程中，要坚持集体决策、民主决策的原则，充分听取职工的意见和建议。可以通过召开职工代表大会、专题会议等方式，让职工代表参与采购决策，确保决策过程的公开透明。

建立反馈投诉渠道是保障职工权益的重要手段。工会应设立专门的反馈投诉电话、邮箱或意见箱，及时受理职工对采购活动的意见和建议。对于职工的投诉和质疑，要及时进行调查处理，并给予答复，确保职工的合法权益得到保障。通过建立有效的反馈投诉渠道，可以及时发现和纠正采购活动中的问题，提高采购活动的透明度和公开性，增强职工的信任和支持。

三、关爱通支持工会采购相关业务

关爱通作为专业的企业福利数字化服务平台，在支持工会采购业务方面构建了全流程合规化的解决方案。通过整合供应链资源与数字化管理工具，关爱通帮助工会实现从预算规划、商品采购到发放管理的全链路优化。其核心价值体现在以下方面：

3.1 合规化采购流程管理
关爱通严格遵循《基层工会经费收支管理办法》等政策要求，为工会提供"四流合一"（合同流、发票流、资金流、物流/服务流）的合规框架。平台内置中央八项规定选品过滤机制，自动屏蔽烟酒等不合规商品，支持专款专用账户分立管理。例如为W集团定制多福利账户体系，确保节日慰问、防暑降温等不同预算独立核算，审计轨迹清晰可追溯。这种标准化流程有效解决了传统工会采购中供应商分散、票据管理混乱的痛点。

3.2 供应链资源深度整合
平台聚合20000+自有商品及100万+第三方SKU，覆盖节日礼盒、生活用品、健康服务等多场景需求。通过规模效应降低采购成本，如为一汽F公司整合唯品会等电商资源，使员工可在标准商城与特色主题商城自由选购。针对地域差异，关爱通依托全国30省物流网络解决偏远地区配送难题，D公司兰州分支机构通过平台实现与总部同步的福利时效。同时支持企业自有商品（如汽车模型）入驻，强化文化属性。

3.3 数字化管理效能提升
传统工会采购需经历立项、招投标等耗时流程，而关爱通平台将周期压缩至10天内。中兴通讯通过统一管理后台统筹全国7万员工福利发放，HR效率提升92%。功能模块支持预算实时监控、消费数据分析，如东海证券可导出员工偏好报表优化选品策略。对于多分支机构企业，平台提供分级管理权限，集团工会可设定统一标准，各分工会保留灵活调整空间，实现规范性与灵活性的平衡。

3.4 员工体验多维升级
平台突破传统实物集采的单一模式，提供电子提货券柔性方式。E航空公司员工可兑换视频会员、健身卡等非实物福利；周大福定制中秋主题闯关游戏，将文化传播融入福利发放。售后环节建立400热线直达机制，改变以往需经工会逐级反馈的低效流程，问题解决周期从30天缩短至72小时内。据钜泉光电反馈，平台上线后员工满意度从68%提升至92%。

3.5 特殊场景定制服务
针对 工会慰问、帮扶等专项需求，关爱通提供个性化支持。如W集团对口48县市的消费帮扶商品专区内嵌至平台，既落实扶贫责任又保障员工选择权；D公司"工间茶歇""激励徽章"等项目通过定向拓展本地供应商实现快速上线。

通过上述服务矩阵，关爱通已助力中兴通讯、一汽子公司等多家超 大型企业工会完成采购数字化转型。未来将持续迭代智能选品推荐等创新功能，进一步强化工会采购的合规性、温度感与社会价值。