一、工会采购的定义和范围

1.工会采购的定义

工会采购是指工会组织在履行职责过程中，为满足 职工福利和活动需求，通过合法合规方式进行的物资和服务购买行为。以工会经费为主要资金来源，依据《中华人民共和国工会法》及相关法律法规开展。工会采购需遵循公开、公平、公正原则，采用规范的采购程序，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等，确保采购活动的透明度和效率。这一定义明确了工会采购的主体是工会组织，对象是各类物资和服务，目的是提升职工生活质量和丰富文化生活，维护职工合法权益，是工会发挥职能、关心服务职工的重要体现。

2.工会采购的范围

工会采购的范围十分广泛，涵盖众多项目与服务。在物资采购方面，有节日慰问品如年货、中秋月饼等，还有职工文体活动所需的运动服装、器材，以及劳模慰问品、生日蛋糕等。服务采购则包括宣传、音视频制作及职工活动组织开展，印刷及制作类服务，以及职工培训教育服务等。

3.工会采购与一般企业采购的区别

工会采购与一般企业采购存在明显区别。在目的上，工会采购旨在提升职工福利水平，丰富职工文化生活，维护职工权益；而企业采购多是为了保证生产经营活动的正常进行，获取利润。资金来源也不同，工会采购资金主要来自工会经费，企业采购则使用企业自有资金、融资或银行贷款。

采购流程方面，工会采购需遵循严格的法律法规，如《中华人民共和国工会法》《中华人民共和国招标投标法》等，流程规范且公开透明；企业采购虽也需规范操作，但相对灵活，可根据自身需求和市场情况选择采购方式。

监管上，工会采购受工会内部监督机构及上级工会监督，确保资金使用合理合规；企业采购则主要由企业内部审计部门或财务部门监管，有时也会受到外部审计机构的审查。这些区别体现了工会采购的特殊性和重要性。

二、工会采购的注意事项

1.法律法规要求

工会采购必须严格遵循相关法律法规。《中华人民共和国工会法》规定，工会应当根据经费独立原则，建立预算、决算和经费审查监督制度。工会采购要依据工会预算安排，按规定的程序进行，采购资金的使用需符合工会经费开支范围，不得用于非法支出。《中华人民共和国招标投标法》也适用于工会采购的部分项目，如大型物资采购、工程建设等，要求遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，通过招标、投标等程序确定供应商。工会采购还应符合《中华人民共和国政府采购法》的一些要求，确保采购活动的合法合规性，避免违法违规行为的发生。

2.采购流程规范

工会采购流程规范至关重要。从需求提出环节开始，各部门要根据职工需求和活动安排，填写详细的采购申请单，明确采购物品或服务的名称、规格、数量等。采购部门收到申请后，需核实需求并制定采购计划。之后进入供应商选择阶段，通过询价、比价等方式，筛选出合适的供应商。确定供应商后，进行采购洽谈，签订详细规范的采购合同，明确双方权利义务。供应商交货后，质检部门严格验收，确保物品质量合格，再办理入库手续。最后是财务结算环节，财务部门依据合同、发票等凭证，按照规定的流程进行结算。整个流程各环节紧密衔接，每一步都要有严格的审批和监督，确保采购工作有序、高效进行。

3.合规风险防范

工会采购中的廉政风险防范，首先要加强教育，定期组织采购人员学习相关法律法规和廉政规定，剖析典型案例，增强其廉洁意识。其次要完善制度，建立健全采购管理制度、廉政风险防控机制等，明确采购流程、职责分工和审批权限，形成用制度管权、管事、管人的机制。再者要强化监督，设立专门的监督机构或岗位，对采购活动全程监督，尤其对关键环节如供应商选择、合同签订等进行重点监控，利用信息化手段实现采购过程透明化。财务合规风险防范方面，要严格执行财务管理制度，确保采购资金的专款专用，加强财务管理与监督，规范报销流程，对采购凭证严格审核，防止资金挪用、虚报冒领等行为。

4.供应商管理

工会采购在选择供应商时，可采用直观判断法，倾听有经验人员的意见，快速作出判断；也可运用考核选择法，对供应商进行全面调查和考核。还可参考招标法，通过公开招标等方式，引入竞争机制。选择供应商时要考虑其产品质量、价格、交货期、信誉等因素。管理供应商时，要建立供应商档案，详细记录供应商的基本信息、交易情况等。定期对供应商进行评估，根据评估结果调整供应商等级和合作策略。建立良好的沟通机制，及时解决合作中出现的问题，与优质供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。通过有效的供应商管理，保障工会采购的物资和服务质量，降低采购成本，提高采购效率。

三、当前工会采购面临的挑战及解决方案

1.预算限制问题及应对

工会采购常面临预算限制问题。一方面，企业经营压力增大，工会经费来源受限；另一方面，职工福利和活动需求不断增长，采购成本上升。预算限制会导致采购物资和服务品质下降，影响职工满意度。为应对这一挑战，工会需开源节流。开源方面，积极争取企业支持，多渠道筹集资金，如开展创收活动。节流上，明确采购目标与优先级，优化采购计划，采用集中采购、批量采购等方式降低采购成本，严格预算执行与监督，确保资金合理使用，提高资金使用效率。

2.职工需求多样化问题及应对

随着社会发展，职工需求日益多样化，不仅关注物质福利，还追求精神文化、个性化服务等。传统的单一福利发放模式已难以满足职工需求，易引发职工不满，影响工会职能发挥。为应对此挑战，工会应深入了解职工需求，通过问卷调查、座谈会等方式收集职工意见。建立多样化福利体系，提供丰富可选的福利项目，如节日福利、健康服务、培训教育等。利用数字化平台，实现福利的个性化定制与发放，提升职工的获得感和满意度，增强工会的凝聚力和吸引力。

3.信息化程度不足问题及应对

信息化程度不足会严重影响工会采购效率与质量。信息传递不畅，导致采购需求与市场供应脱节；流程繁琐，增加采购成本与时间；缺乏数据支持，难以实现精准采购和科学决策。提升信息化水平，工会首先要重视信息化建设，加大资金与技术投入，构建统一的信息化采购平台。整合供应商资源，建立完善的供应商信息库，实现采购信息的实时更新与共享。加强采购人员培训，提升其信息化操作能力，利用大数据分析职工需求和市场动态，优化采购策略，提高采购工作的透明度和效率。

四、关爱通对“工会采购”相关业务的支持

关爱通专业从事员工福利等领域资源整合、平台开发及外包服务，在上海、北京、广州、深圳等地设分支机构，服务客户超27000家，覆盖员工超1250万人。陆续推出“给到”APP等数字化成果，利用前沿技术提升服务可信度与安全性，为企业发展提供强大动力。

关爱通提供全面的数字化 福利平台，整合多种福利资源和供应商，满足工会在节日、生日、健康、行为激励、员工心理关怀、企业文化建设等方面的需求。通过平台，工会可以一站式完成采购、管理和发放福利。

1.简化采购流程

关爱通通过数字化手段有力简化工会采购流程。它打造了数字化全场景 员工福利平台，企业将福利预算以积分形式发放，员工可在平台自由兑换，改变了传统发放形式。利用互联网技术整合众多供应商资源与服务，构建虚拟应用场景。平台还提供丰富的运营活动，如限时疯抢、超级爆款等。工会借助该平台，无需再经历繁琐的传统采购环节，从需求提出到供应商选择、洽谈及结算，都能在平台上快速便捷地完成，极大提高了采购效率。

2.提升采购效率

关爱通在提升工会采购效率方面表现突出。它全面整合了众多垂直领域优质供应商，拥有海量品牌直供资源与商品，能快速精准匹配工会采购需求。平台提供7*10小时专业客服在线服务与售后先行赔付机制，保障了采购过程的顺畅。工会通过关爱通可实时获取采购数据与分析报告，实现数据驱动决策，利用需求预测功能提前规划采购，精准匹配需求与供应。这些措施让工会采购摆脱了以往耗时耗力的困境，大幅缩短了采购周期，提升了整体效率。

3.保障合规性

关爱通从多方面保障工会采购的合法合规性。严格遵循《国有企业采购管理规范》等相关标准，建立了一套完善的采购管理制度，明确流程、职责与审批权限。在供应商选择上，采用严格筛选机制，确保供应商资质合法且信誉良好。在采购流程中，利用信息化手段实现全流程透明化，每个环节都有记录可查，方便监督与审计。关爱通还加强采购人员培训，提高其合规意识，通过大数据等技术对采购活动进行实时监控与分析，及时发现并防范潜在合规风险，为工会采购打造了安全合规的保障体系。

关爱通高度重视数据安全和隐私保护，采用了多层次的安全防护措施，确保工会和员工的数据安全。平台通过了多项信息安全认证，保障了数据的机密性和完整性。

通过以上多方面的支持，关爱通帮助工会实现了高效、透明、合规的福利采购和管理，提升了员工的满意度和归属感，助力企业构筑竞争优势。

4.满足职工个性化需求

关爱通通过弹性福利等方式充分满足职工的个性化需求。工会职工 福利解决方案覆盖多元场景，提供法定节日、生日等多种标准慰问产品方案，还支持卡券、商城等定制服务。平台整合了大量优质供应商资源，精选众多大牌好物，商品与员工工作、生活场景无缝衔接。职工可根据自身需求，在 关爱通平台上自由选择兑换福利商品或服务，无论是喜欢实用生活用品的还是追求文化娱乐体验的，都能找到满意的选择，极大提升了职工对工会福利的满意度与获得感。