公司礼品采购流程及注意清单

一、公司礼品采购流程

1.需求调研

需求调研是礼品采购流程的起点，其重要性不言而喻。要想准确了解员工需求，可从多方面入手。

通过日常观察与反思，管理者可留意员工的工作习惯、生活细节，从中发现潜在需求。比如看到员工频繁使用某类办公用品，可考虑将其作为礼品选项。

开展问卷调查是收集需求的有效方式。设计问卷时，要涵盖礼品类型、偏好样式、价格区间等多维度问题，确保问题全面且易于回答。可通过企业内网、邮件等方式发放问卷，提高收集效率。

组织座谈会也是不错的方法。邀请不同部门、不同层级的员工代表参与，让他们面对面交流想法，管理者能更直观地了解员工的真实需求。通过这些方法，企业就能为后续礼品采购提供精准的方向。

2.预算制定

预算制定是礼品采购的关键环节，需综合考虑多方面因素。

企业要根据自身的财务状况和盈利水平，确定礼品采购的总预算额度，确保采购活动在企业经济承受范围内。

考虑礼品的种类和数量，不同礼品的价格差异大，要根据预算合理分配各类礼品的采购资金。

还需预估市场行情，了解礼品采购的淡旺季以及价格波动情况，在合适的时间进行采购，以降低采购成本。

在制定预算时，要预留一定的弹性空间，以应对突发情况或临时增加的采购需求。通过合理制定预算和成本控制策略，企业能在有限的资金内，实现礼品采购效益的最大化。

3. 供应商评估

供应商评估是确保礼品采购质量的重要步骤，评估标准多元且关键。

资质是首要考量因素，查看供应商的营业执照、税务登记证等证件，确保其合法经营。了解供应商的生产规模、设备先进程度等，判断其生产能力是否满足需求。

信誉同样不容忽视，通过网络搜索、行业口碑等方式，了解供应商的市场评价。考察其过往的合作案例，看是否有不良记录或违约情况。

产品品质是关键，要求供应商提供样品进行检验，查看产品的材质、工艺等是否达标。还可对其质量管理体系进行考察，了解其质量控制流程。

价格也是重要因素，要对比不同供应商的报价，分析其性价比。服务能力也不能忽视，评估供应商的交货时间、售后服务等。综合这些标准，企业就能筛选出优质的供应商，为礼品采购提供可靠保障。

4.合同签订

合同签订是礼品采购的重要环节，注意事项众多。

要仔细审核合同条款，确保合同中关于礼品的质量、数量、价格、交货时间等关键信息准确无误，避免出现模糊不清的表述。

要求供应商提供身份证明文件和资质证明，确保其身份合法且具备履约能力。

要注意合同的法律效力和风险防范，明确双方的权利和义务，以及违约责任和争议解决方式。

在合同签订过程中，要保持谨慎和严谨，确保合同的合法性和有效性，为礼品采购的执行提供坚实的法律保障。

5.礼品采购

在礼品采购环节，依据需求和预算是核心。

要根据前期收集的员工需求，筛选出符合员工喜好的礼品类型。比如员工注重实用性，就可选择生活用品、办公用品等；若员工追求个性化，可考虑定制类礼品。

结合预算，对筛选出的礼品进行价格对比。在相同品质下，选择价格更优惠的供应商。也可与供应商协商，看是否能争取到更优惠的价格或额外的服务。

在采购过程中，要关注礼品的库存情况，确保能按时按量交付。还需注意礼品的包装设计，使其更符合企业文化和送礼场合。通过精心挑选和合理操作，企业就能采购到既满足员工需求又在预算范围内的礼品。

6.配送与反馈

礼品配送方式多样，要根据实际情况选择。

可选择快递配送，效率高且覆盖范围广，适合员工分布较分散的情况。

企业也可自行组织配送，对于同城或集中办公的员工，能确保礼品及时、准确送达。

为确保员工满意度，在配送前要仔细检查礼品的质量和数量，避免出现损坏或缺失的情况。

配送时附上温馨的祝福卡片，增加人情味儿。还可提供个性化服务，如根据员工需求选择配送时间等。

收集员工反馈也很重要，可通过问卷调查、座谈会等方式，了解员工对礼品的满意度和建议，为今后的礼品采购提供参考，不断改进工作。

二、礼品采购注意清单

1.法律法规与合规性

礼品采购必须严格遵循相关法律法规，确保合规性。《反不正当竞争法》规定，禁止在商业活动中以财物或其他手段贿赂对方单位或个人，礼品采购需避免构成商业贿赂。在税务政策方面，企业要注意礼品采购的税务抵扣问题。按规定，用于 员工福利的礼品，其进项税额不能抵扣，如购买礼品不含增值税价格10000元，税率17%，用于员工福利时，需做相应账务处理，借记“应付职工薪酬——非货币性福利 11700”，贷记“库存商品 10000应交税费”。企业要仔细研究税法规定，合理进行税务处理，避免税务风险。

2.供应商管理

供应商管理是礼品采购中的关键环节。要做好供应商的风险管理，需从多方面入手。一方面要关注行业风险，了解供应商所处行业的发展状况、生命周期等；另一方面要关注经营风险，评估供应商的市场风险、政治风险等。收集供应商的财务状况、市场表现等信息，建立风险评估模型，定期对供应商进行风险评估。在关系维护上，与供应商建立长期稳定的合作关系至关重要。双方要保持良好的沟通，及时解决合作中出现的问题。企业在与供应商合作过程中，要给予供应商合理的利润空间，共同应对市场变化，实现互利共赢。还可通过签订长期合作协议等方式，增强供应商的忠诚度，确保礼品采购的稳定性和质量。

3.礼品选择

选择符合员工需求的礼品，要综合运用多种方法。一方面可通过之前的调研结果，了解员工的喜好、需求等。另一方面要关注市场潮流和热点，选择新颖、实用的礼品。要平衡个性化需求和采购成本，企业可在确定礼品类型后，对不同供应商的报价进行比较，选择性价比高的供应商。对于个性化需求较强的礼品，可采取批量定制的方式，降低单个礼品的价格。也可设置不同的礼品档次，根据员工的职位、贡献等因素进行分配，在满足员工个性化需求的同时，控制采购成本。比如为管理层提供高端商务礼品，为普通员工提供实用生活礼品。

4.风险控制

礼品采购过程中存在诸多风险，如供应商延迟交货、礼品质量不达标等。为有效控制这些风险，企业首先要建立完善的风险管理体系，明确各部门的职责和风险控制流程。在供应商选择上，要严格把关，选择信誉良好、实力强的供应商，签订详细的合同，明确违约责任等。市场风险方面，企业要关注礼品市场的价格波动，提前做好预算和采购计划。建立应急机制是应对突发情况的关键。当出现供应商无法按时交货等情况时，企业要及时启动应急机制，寻找备选供应商或调整采购计划，确保礼品采购的顺利进行。还可设立风险储备金，用于应对突发风险带来的额外支出。

三、关爱通支持公司礼品采购业务

1.供应商管理优势

关爱通在供应商管理方面具备优势。关爱通拥有庞大的供应商资源库，能为企业在礼品采购时提供丰富多样的选择。在供应商筛选上，关爱通凭借严格的标准和流程，对供应商的资质、信誉、产品品质等进行全面审核，确保入选的供应商都是行业内的优质企业。评估方面，关爱通运用专业的评估体系，从供应商的生产能力、交货时间、售后服务等多个维度进行综合考量，为企业精准筛选出合适的供应商。而且，关爱通还会定期对供应商进行动态管理，及时调整供应商队伍，保证供应商始终处于良好的合作状态，为 企业礼品采购提供稳定且高质量的供应保障。

2.预算控制

关爱通在礼品采购的预算控制和数据分析方面表现卓越。关爱通结合自身多年深耕企业福利领域的经验，可以帮助企业梳理企业福利体系，重新优化预算分配，在落地实施上实现帐户分立、转款专用，在确保实施合规的基础上，最大化预算效用，实现精准预算管理。

3.提升员工满意度和参与度

关爱通致力于提升员工对礼品的满意度和参与度，增强福利效果。它通过搭建便捷的线上平台，让员工能够自主选择心仪的礼品，满足员工的个性化需求。平台还会定期更新礼品库，引入新颖、实用的礼品，吸引员工的关注和参与。在礼品发放过程中，关爱通提供贴心的服务，确保礼品准确、及时地送达员工手中。通过这些举措，关爱通能让员工切实感受到企业的关怀，提升员工满意度和参与度，增强员工对企业的归属感和认同感。

4.效率和成本优化

使用关爱通进行礼品采购，能带来效率和成本上的优化。从效率上看， 关爱通平台整合了众多供应商资源，企业无需再花费大量时间和精力去寻找和筛选供应商，可直接在平台上完成采购流程，缩短了采购周期。而且，平台的操作界面简洁明了，功能齐全，企业能快速完成礼品选购、下单、支付等操作，提高采购效率。在成本优化方面，关爱通通过规模化采购和与供应商的长期合作，能为企业争取到更优惠的价格，降低礼品采购成本。

5.关爱通平台介绍

关爱通成立于2011年，是中智集团旗下的企业员工专项预算数字化管理平台。2017年挂牌新三板，成为央企中完成混合所有制改造并挂牌的样板。公司专业从事员工福利、激励等领域的服务，在上海、北京、广州、深圳等地设有分支机构，拥有超500人的团队。关爱通服务客户超27000家，覆盖员工超1250万人，是“科改示范企业”。以人为中心的数字化服务新生态，利用区块链、AI等技术提升数据可信度与安全性，为人力资源行业转型提供强大引擎。