工会采购流程及注意事项

一、工会采购的背景和意义

1.1 工会采购对维护职工权益的作用

工会采购作为工会工作的重要组成部分，与维护职工权益紧密相连。工会采购首先体现在为职工提供丰富多样的福利上，无论是节日福利的发放，还是职工生活用品的采买，都能让职工切实感受到来自工会的关怀，改善职工的生活质量，使他们在生活方面无后顾之忧。

工会采购还关乎职工的工作条件。通过采购先进的生产设备、安全防护用具等，能为职工创造更加安全、舒适的工作环境，降低职业病和工伤事故的发生率，保障职工的生命健康安全。

在技能培训与服务采购方面，工会为职工提供专业技能培训、职业发展指导等服务，助力职工提升自身技能和职业素养，增强他们在职场中的竞争力，从而更好地维护自身在职业发展方面的权益。

此外，工会采购还能在一定程度上保障职工的民主权利。在采购过程中，工会通常会听取职工的意见和建议，让职工参与到采购决策中来，使采购项目更符合职工的实际需求，这不仅增强了职工的主人翁意识，也保障了他们在工会事务中的参与权和知情权。

1.2 工会采购对提升员工福利的影响

工会采购在提升员工福利方面发挥着不可忽视的作用。优质的工会采购能够明显提升员工的满意度。当工会精心挑选符合员工需求的福利商品或服务，如实用的生活用品、丰富的文化娱乐活动等，员工会感受到企业对他们的重视和关怀，从而对工作产生更多的积极情感，提高对企业的满意度。

工会采购有助于增强员工的忠诚度。良好的福利是留住人才的重要因素之一。通过工会采购提供的各类福利，员工能在企业中感受到归属感，认为企业是一个值得信赖和依靠的大家庭，进而更愿意为企业长期服务，减少人才流失。

工会采购还能有效丰富员工的生活。工会采购不仅限于物质福利，还包括各种精神文化福利，如组织员工旅游、开展文体活动等，这些活动能够丰富员工的业余生活，缓解工作压力，让员工在紧张的工作之余得到放松和愉悦，提升员工的生活品质。

从长远来看，工会采购对提升员工福利还有助于营造积极向上的工作氛围。当员工满意度和忠诚度提高，员工之间的关系会更加融洽，团队凝聚力会增强，整个企业的工作氛围会更加和谐，有利于企业的稳定发展。

1.3 工会采购对企业形象和企业文化的影响

工会采购活动在塑造企业形象、传播企业文化方面有着独特的作用。工会采购往往与企业社会责任紧密相连，如在采购中优先考虑环保、公益等属性的产品或服务，这能向外界展示企业积极履行社会责任的良好形象，提升企业在社会公众中的美誉度。

工会采购也是传播企业文化的重要途径。在采购过程中，工会可以结合企业的文化理念，选择具有企业文化特色的商品或服务，如定制带有企业标志和文化理念的节日礼品等，通过这些物品的使用和传播，让员工和外界更深入地了解企业的文化，增强企业文化的认同感和影响力。

工会采购活动本身也是一种企业文化建设的体现。在组织采购活动的过程中，工会可以倡导团队合作、创新进取等企业文化精神，通过活动的开展，让员工在参与中感受到企业文化的魅力，从而更好地践行企业文化，推动企业文化的发展。

当企业通过工会采购展现出对员工的关怀和对社会责任的担当时，不仅能吸引更多优秀人才的加入，还能赢得合作伙伴的信任和尊重，为企业的长远发展奠定良好的基础。

二、工会采购的标准流程

2.1 需求分析

工会采购的需求分析至关重要，这直接关系到采购活动的成效。要确定采购需求，首先需广泛收集职工意见。通过问卷调查、座谈会等多种形式，了解职工在生活、工作、文化娱乐等方面的实际需求与期望。还可深入基层，观察职工的工作生活环境，倾听一线职工的声音，以更直观地把握需求。

随后要评估实际需求，对收集到的意见进行整理和分析。结合工会的财务状况、预算安排以及企业的发展目标，筛选出合理且可行的需求项目。对于一些特殊需求，如职业技能培训，需评估其对职工职业发展的实际帮助和可行性。经过科学评估后，形成明确的采购需求清单，并提交相关部门审批，确保采购需求的合理性与合规性。

2.2 制定采购计划

制定采购计划是工会采购流程中的关键环节。在预算编制方面，要根据审批通过的采购需求清单，结合市场行情和历史采购数据，合理预估各项采购项目的成本。包括商品或服务的采购价格、运输费用、税费等，确保预算的准确性和全面性。预算编制还需预留一定比例的应急资金，以应对突发情况。

采购时间规划也至关重要。要结合企业的生产经营计划、职工的需求紧迫程度以及供应商的供货周期等因素，合理安排采购时间。比如节日福利采购，应提前规划，避免临近节日时因市场供应紧张而导致价格上涨或商品质量无法保障。还要考虑采购项目的季节性特点，如夏季劳保用品的采购，应在夏季来临前完成。对于需要定制的商品或服务，更应提前与供应商沟通，确保能在规定时间内完成生产和交付。

制定采购计划时还需明确采购方式、采购数量、采购质量标准等，确保采购计划的科学性和可操作性，为后续的采购活动提供有力指导。

2.3 选择供应商

选择供应商是工会采购中非常关键的步骤，质量是首要考虑因素。要考察供应商提供的商品或服务是否符合国家相关质量标准，是否有质量认证证书。对于食品类供应商，要查看其是否具备食品生产许可证、卫生许可证等资质证件。还可了解供应商的生产工艺、设备先进程度以及质量控制体系，确保其能稳定提供高质量的产品。

价格因素也不可忽视。并非价格最低的供应商就是最理想选择，要综合考虑价格与质量、性能等因素。通过对比不同供应商的报价，分析其价格构成，了解是否存在隐性成本。也要关注供应商的定价策略和价格稳定性，避免因价格波动给工会采购带来风险。

供应商的服务能力同样重要，包括售前咨询、售后服务、技术支持等方面。优质的供应商能提供专业的售前咨询服务，帮助工会更好地了解产品特点和适用性。在产品使用过程中，能及时响应工会的服务需求，提供有效的技术支持和维修服务。供应商的交货准时性也会影响工会采购活动的顺利进行，要考察供应商的交货历史记录，确保其能按时按量完成供货任务。

通过建立全面的供应商评估体系，从质量、价格、服务等多方面对供应商进行综合评估，筛选出信誉良好、实力强大的供应商，为工会采购提供可靠的合作伙伴。

2.4 签订合同

合同签订是工会采购的重要环节，在合同签订前，要对合同条款进行严格审查。明确合同主体，确保对方具有合法的签约资格，查看对方的营业执照、税务登记证等相关证件，了解其经营范围和经营状况。合同中的标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式等条款要具体明确，避免出现模糊不清的表述。

对于质量条款，要详细规定商品或服务的具体质量标准、验收方法和验收标准。价格条款应明确总价款、付款方式、付款时间等。履行期限和地点要准确无误，避免因时间或地点不明确导致合同履行出现问题。违约责任条款也至关重要，要明确双方的权利和义务，以及在违约情况下的责任承担和赔偿方式。

在合同执行过程中，要加强履约监督。定期对供应商的履约情况进行跟踪检查，查看其是否按照合同约定履行供货义务。对于发现的问题，要及时与供应商沟通解决，确保合同的顺利履行。如遇特殊情况需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行，双方协商一致后签订书面补充协议。

2.5 验收与付款

采购后的验收流程至关重要，验收前要准备好验收方案，明确验收的标准、方法和程序。成立专门的验收小组，由工会相关人员、使用部门代表和专业技术人员组成，确保验收工作的专业性和公正性。验收时要对采购物品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，查看是否与合同要求一致。对于需要进行质量检测的物品，要委托专业的检测机构进行检测。

验收合格后，按照合同约定的付款方式进行付款。要审核供应商提供的发票、验收单等相关凭证，确保凭证的真实性和合法性。付款时还需按照工会的财务管理制度和审批流程进行，经相关部门审核批准后，方可支付款项。对于分期付款的项目，要根据合同规定的付款时间和金额，按时支付款项，同时保留好相关的付款凭证。

在整个验收与付款过程中，要做好记录和归档工作，以备后续查询和审计。

2.6 档案管理

工会采购档案管理意义重大，它是记录工会采购活动全过程的重要资料，为后续的采购工作提供参考和借鉴，也便于审计和监督。

在管理方法上，要建立完善的档案管理制度，明确档案的收集、整理、保管、借阅和销毁等流程。指定专人负责档案管理，确保档案的完整性和安全性。档案的收集要全面，包括采购计划、合同、验收单、付款凭证等相关资料。整理时要按照一定的分类标准进行，便于查找和利用。还可利用信息化手段，建立电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。

三、工会采购的法律和合规性要求

3.1 《中华人民共和国工会法》相关规定

《中华人民共和国工会法》为工会采购提供了坚实的法律基础与明确指引。该法于1992年公布施行，历经2001年、2009年、2021年三次修正，共七章节五十八条。其第一条便指出，为保障工会在国家政治、经济和社会生活中的地位，确定工会的权利与义务，发挥工会在社会主义现代化建设事业中的作用，根据宪法制定本法。

在工会采购方面，它要求工会采购必须遵循合法合规原则，所采购的商品或服务应符合国家相关质量标准，采购过程要公开透明，确保采购活动的公正性。对于采购资金的使用，需严格按照工会经费管理制度执行，确保资金使用的合理性与合法性。同时，工会法还强调工会采购要维护职工的合法权益，采购项目应满足职工的实际需求，提升 职工福利水平。在新就业形态劳动者权益保障方面，也要求工会采购关注此类群体的需求，提供相应的福利和服务。

遵循《工会法》对工会采购至关重要，这不仅能保障工会采购活动的顺利进行，还能维护职工的合法权益，提升工会的社会形象和公信力，确保工会经费的合理使用，使工会更好地发挥其在社会生活中的作用。

3.2 财务和审计要求

工会采购活动在财务和审计方面有着严格的要求。在财务规范上，要依据《中华人民共和国会计法》、《工会财务制度》等法律法规，确保财务行为的规范性。

采购资金的使用需遵循专款专用的原则，不得挪用、挤占采购资金。要严格按照预算执行，控制采购成本，避免超预算采购。收入确认、支出核算等要符合会计准则要求，确保会计信息的真实性和准确性。在账务处理上，要设置清晰的会计科目，准确记录采购活动的各项收支情况。

审计方面，工会采购需接受内部审计和外部审计的双重监督。内部审计要定期对采购活动进行审查，重点关注采购计划的执行情况、合同签订与履行情况、验收与付款流程等，确保采购活动的合规性。外部审计则由专业的审计机构进行，对工会的财务状况、采购活动的合法性等进行全面审计，出具审计报告，为工会采购活动的公正性和透明度提供保障。通过严格的财务和审计要求，能有效防范采购风险，确保资金使用的合法合规，提升工会财务管理水平。

3.3 确保采购过程公开、公平、公正

保障工会采购过程公开、公平、公正意义重大且方法多样。

要建立健全采购信息公开制度，通过工会官方网站、公告栏等渠道，及时公开采购项目的需求信息、招标公告、中标结果等信息，让广大职工和供应商都能及时了解采购动态，增强采购活动的透明度。

严格执行招标采购程序，对于符合招标条件的采购项目，要按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，组织公开招标或邀请招标，确保招标过程的公平性和公正性。在评标过程中，要成立专业的评标委员会，按照事先确定的评标标准和程序，对投标人的投标文件进行客观、公正的评价。

加强采购过程的监督和管理，设立专门的监督机构或岗位，对采购活动进行全程监督，及时发现和纠正采购过程中可能出现的不规范行为。还可引入第三方监督机制，让社会公众或专业机构参与采购活动的监督，进一步增强采购活动的公正性和公信力。通过这些措施，能有效保障工会采购过程的公开、公平、公正，确保采购活动的有效开展和资金使用的合理合规。

四、工会采购的风险防范与反腐措施 

4.1 建立预防采购腐败的制度

在工会采购中，建立有效预防采购腐败的制度势在必行。首先要明确职责权限，对采购过程中的各个环节进行分工，明确各岗位的职责范围，避免权力过于集中，形成相互制约的机制。如需求分析与计划制定由不同部门或人员负责，采购执行与验收付款也相互独立。

健全采购流程制度，规范采购活动的各个环节，包括需求收集、计划编制、供应商选择、合同签订、验收付款等，确保每个环节都有章可循，减少人为干预的空间。还要完善信息公开制度，及时公开采购信息，包括采购项目、预算、供应商名单、中标结果等，接受广大职工和社会的监督。

建立严格的审批制度，对于重要的采购项目，要经过多级审批，确保采购决策的科学性和合理性。同时，加强对采购人员的监督和管理，定期进行审计和检查，对违规行为进行严肃处理，形成强有力的震慑。通过这些制度的建立，形成一套完整的预防采购腐败的体系，保障工会采购的廉洁公正。

4.2 加强采购人员职业道德教育

加强采购人员职业道德教育意义重大。职业道德教育能够培养采购人员的廉洁自律意识，使他们在面对各种诱惑时，能够坚守底线，拒绝腐败行为。通过教育，让采购人员深刻认识到采购工作的责任和使命，树立正确的价值观和职业观，将维护职工权益、提升员工福利作为工作的出发点和落脚点。

职业道德教育还能提升采购人员的职业素养，使他们更加熟悉采购相关法律法规和规章制度，自觉遵守采购纪律，规范自身行为。教育方式可以多样化，如定期组织职业道德培训，邀请专家讲解采购职业道德规范和相关案例，开展职业道德讨论和交流活动等，让采购人员在学习交流中不断增强职业道德意识。

加强职业道德教育有助于打造一支廉洁、有效、专业的采购队伍，为工会采购工作的顺利开展提供有力保障，确保采购活动的公正、公平、公开，提升工会采购的公信力。

4.3 引入第三方监督

引入第三方监督对工会采购过程有着重要作用。第三方监督能够提供独立、客观、公正的监督，确保采购活动的合法合规性。第三方机构不受工会内部利益关系的影响，能够以专业的视角和严谨的态度，对采购流程进行全程监督，及时发现和纠正采购过程中可能出现的不规范行为。

第三方监督还能提高采购活动的透明度。第三方机构会对采购信息进行公开披露，让广大职工和社会公众了解采购的各个环节，增强采购活动的公开性和透明度，提升工会采购的公信力。

在实施方法上，工会可以通过公开招标等方式选择合适的第三方监督机构，明确监督机构的职责和权限，与监督机构签订详细的监督协议，确保监督工作的顺利开展。工会还需积极配合第三方监督机构的工作，提供必要的资料和条件，共同推动工会采购活动的规范化和透明化。

五、工会采购中的人文关怀与员工满意度

5.1 选择符合员工需求的福利商品或服务

选择符合员工需求的福利商品或服务，是提升员工满意度的重要一环。工会需深入调研员工需求，运用马斯洛需求层次理论等工具，从生理、安全、社交、尊重和自我实现等多方面考量。关注不同年龄、性别、岗位员工的个性化需求，如为有家庭的员工提供亲子活动福利，为年轻员工安排技能培训等。

可借鉴知名企业经验，结合自身情况，制定多样化的福利方案。除了传统粽子、咸鸭蛋等节日福利，还可提供商业保险、教育培训、弹性工作时间等。注重福利的创新性和实用性，如微软公司提供免费果汁和汽水，既满足了员工日常生活需求，又营造了轻松的工作氛围，从而让员工切实感受到工会的关怀，提升满意度与归属感。

5.2 收集和反馈员工对采购商品的满意度

收集和反馈员工对采购商品的满意度意义非凡，能为工会后续采购工作提供重要依据。收集方法多样，可通过设计包含开放性和封闭性问题的问卷进行调查，确保问题具体明确，避免歧义。也可设置意见箱和在线反馈渠道，方便员工随时表达想法。定期召开员工代表会议，让员工有机会面对面提出意见和建议。

收集到反馈后，要认真分析整理，挖掘员工对采购商品的真实感受和需求。对于员工普遍满意的商品或服务，可继续保持；对于不满意的地方，要及时调整采购方案。比如员工反映某品牌福利商品质量不佳，工会就应及时更换供应商。持续有效的满意度收集和反馈，能让工会采购更贴合员工需求，增强员工的参与感和满意度，提升工会采购工作的效果与公信力。

5.3 实施个性化采购方案

实施个性化采购方案，需先进行深入的需求分析，通过问卷调查、访谈等方式，全面了解员工在生活、工作、文化娱乐等方面的个性化需求。明确不同员工群体的需求特点，如年轻员工可能更注重技能培训和文化娱乐活动，而中年员工则可能更关注家庭福利和健康保障。

根据需求分析结果，制定个性化的采购计划，与供应商进行深入沟通，定制符合员工需求的专属福利商品或服务。比如为员工定制带有个人名字和企业文化的节日礼品，或者根据员工兴趣爱好组织个性化的文体活动。

个性化采购方案的优势突出，它能精准满足员工需求，提升员工满意度和忠诚度，增强员工的归属感和企业凝聚力。而且，通过个性化采购，工会还能树立关注员工、注重人文关怀的良好形象，提升工会在员工心中的地位，推动企业文化的传播与发展，为企业的稳定发展创造良好的内部环境。

六、关爱通平台支持工会采购业务的方式

关爱通为工会打造专属全福利保障平台

线上线下全覆盖：依托数字化 福利平台，提供线上线下多样化福利项目，多维度提升员工福利体验

落地实施高合规：严格遵循工会相关文件与政策，在合规范围内实现福利落地的最大灵活性

自由选择高满意：覆盖线上线下多元供应渠道，提供上千款优质商品，支持员工自主选择以满足多元需求

平台管理数据化：通过数据中心与可视化报表，帮助工会精准掌握福利使用情况，为优化服务、项目决策提供数据支撑

6.1 年节慰问

针对全年七大节日，关爱通推出了多个档位的产品套餐。套餐中包含节日特色礼盒、实物商品等。职工自主选择兑换，全国包邮，还可升级、拆分兑换，满足职工个性化需求。

6.2 专项慰问

关爱通生日福利套餐将经典传统品牌及网红新品蛋糕汇聚一堂，可满足不同职工的心理需求，以专业的售后服务和安心的配送为福利领取提供优质的后勤保障。

6.3 劳保用品

• 可按企业合规性要求，进行类目/品牌/价格等维度专属定制

• 汇集关爱通、京东、天猫等供应链优质核心商品，多渠道精选80W+劳防相关商品

• 周周有新品，满足员工个性化需求

6.4 春秋游

根据总工办发〔2017〕32号，基层工会可以用会员会费开展春游秋游，为会员购买当地公园门票。且基层工会组织春游秋游应当日往返，不得到

有关部门明令禁止的风景名胜区开展春游秋游活动。针对以上政策条例，关爱通精心策划了各类型一日游路线，助力工会轻松开展春秋游活动。

6.5 疗休养

组织职工疗休养，不仅是对职工辛勤工作的慰问，更是工会关爱职工身心健康、维护职工权益、提升职工生活品质的重要抓手，承载着对职工 深切的关怀与支持。关爱通与各地疗休养基地资源达成合作，可按企业需求定制，助力工会组织各种类型疗休养。

6.6 乐享上海 福满四季

为积极响应市总工会关心关爱职工及提振经济的号角，助力基层工会合规开展“乐享上海 福满四季”主题活动，关爱通推出了“乐享上海”特色一日游路线，及“福满四季”提货券，助力企业工会不断提升广大职工群众的获得感和幸福感。

关爱通作为企业福利解决方案的供应商，在工会采购方案关爱通帮助工会组织更高效、更合规、更经济地实施企业福利，提升职 工的满意度、幸福感和忠诚度，切实提升职工生活品质。